Wynajem każdej maszyny objęty jest umową wynajmu, określającą: okres wynajmu, jego koszt, warunki wydania i serwisowania (w tym ewentualnych napraw i sposobu ich rozliczania) jak też odbioru maszyny. Płatność za pierwszy miesiąc pobierana jest przed wydaniem maszyny. W przypadku kolejnych miesięcy wynajmu, 5 dni przed upływem opłaconego okresu, przesyłana jest proforma za kolejny miesiąc (okres) wynajmu i powinna być ona opłacona do dnia rozpoczęcia ujętego w niej okresu najmu.
Integralną częścią umowy jest deklaracja wekslowa, wypełniona na wartość wynajmowanej maszyny, jak też weksel ”in blanco” podpisywany przy zawieraniu umowy.
W celu weryfikacji firmy i przygotowania umowy, niezbędne są następujące dokumenty: